Möten
Vi tillbringar en stor del av vår arbetstid i olika möten – arbetsmöten, informationsmöten, beslutsmöten. De flesta chefer spenderar 50-80% av sin tid i möten, varav 30-50 % inte är effektivt använd arbetstid.
Avsaknad av syfte, för många ostrukturerade möten, för många eller fel personer på mötet, inga inledande förberedelser eller uppföljningar, ingen interkulturell medvetenhet och mötesledare utan utbildning i att leda möten… Detta är bara några av anledningarna till att många av våra möten inte är effektiva. Forskningen visar att 75% av de som leder möten aldrig fått någon utbildning i mötesledning.
5S of Meetings® kombinerar den väl beprövade kvalitetsmetoden 5S – grunden i kvalitetssystem som Lean och Toyota Produktion System – med ett område där det finns utrymme för förbättringar: våra dagliga möten.
5S är ursprungligen en japansk metod och står för Sortera (seiri 整理), Strukturera (seiton 整頓), Städa (seiso清掃), Standardisera (seiketsu清潔) och Småförbättra (shitsuke躾). Det är ett processverktyg som ställer frågor, och fungerar som en effektiv checklista.
Genom att genomföra de fem stegen i 5S of Meetings® kan man skapa en effektiv mötesstruktur där inga möten genomförs i onödan. Metoden möjliggör en detaljerad felsökning så man snabbt tar reda på vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.
Efter genomgången utbildning i 5S of Meetings® kan du direkt tillämpa kunskapen på dina möten. Du får en strategi för vad du behöver göra innan, under och efter mötet – viktig kunskap vare sig du är mötesledare eller mötesdeltagare.
5S of Meetings® är femstegsmetoden vi använder, och kurslitteraturen då går igenom de olika stegen är Möteskokboken III –Handbok i mötesledning för en global och digital värld (boken finns på svenska och engelska).
Författarna till boken är Pia Moberg och Erik Mattsson (vd och grundare av Ordrum). Boken är en unik kombination av Pias och Eriks kunskaper om möten och möteseffektivitet som täcker in mötets alla aspekter.
Beroende på önskemål kan föreläsningar och utbildningar skräddarsys. Arbetar du i global eller interkulturell miljö kan en kombination av 5S of Meetings och CQ vara ett bra alternativ.